Din nettleser er for gammel. Vennligst oppgrader nettleseren din eller last ned en alternativ nettleser som Google Chrome eller Firefox.

Slik arrangerer du en vellykket konferanse

Skal du arrangere en konferanse, et event eller et seminar? Oppskriften på suksess starter allerede i planleggingfasen.

Med over 50 års efaring fra konferanse- og gruppereiser deler vi nå nå av vår erfaring. I samarbeid med våre kunder har vi laget en sjekkliste som du kan benytte deg av på ditt neste arrangement.

Klikk på bildet for å åpne bildegalleri.

Tre ting du må huske på når du planlegger konferansen:

1. Hva er formålet med konferansen?

  • Øke samhold
  • Utdanne medarbeidere
  • Inspierer og motivere
  • Øke foreståelse for forandringer i bedriften

Hvilket mål dere ønsker å oppnå, er avgjørende for den videre planleggingen. Besøk gjerne konferansestedet og få god input på mulighetene som finnes der. Vi tilbyr bl.a. omvisning om bord på våre skip som går fra Oslo til kiel.

2. Hvor mange deltakere har du med deg – og hvem er de?

Mange deltakere krever en helt annen logistikk rundt møterombehovet, måltider og underholdningstilbud.

Er det eksterne gjester eller kunder som skal være med? Slike forhold er viktig å avklare. Gjestemiksen, aldersfordeling og andel menn og kvinner kan også ha betydning for hvordan du ønsker å legge opp programmet ditt.

3. Hvor og når?

Er tidspunktet for møtet allerede avtalt? En alternativ dato kan øke valgmulighetene dine. Det kan også være praktisk å tenke over hvor lang tid det tar å reise til konferanselokalet. Noen ganger er det et poeng å reise lengre vekk fra de daglige omgivelsene.

Avhengig av hva som er formålet med møtet, kan konferanselokalene være vidt forskjellige. Er det behov for et auditorium eller mange grupperom? Er det behov for møterom utstyrt med alt av tekniske fasiliteter?

Gruppeaktiviteter kan være en god pause eller som en passende avslutning på en faglig seanse. Tenk igjennom om man ønsker fartsfylt moro eller mer avslappende aktiviteter. Møtesteder skreddersyr ofte også teambuilding og har et bredt underholdningstilbud om kveldene.

  • Sjekkliste for deg som skal arrangere en konferanse

    Vi har satt sammen en nyttig sjekkliste for deg som skal arrangere en konferanse:

    • Antall deltakere?
    • Hvilket oppsett i møterommet?
    • Klokkeslett for møtestart / -slutt?
    • Klokkeslett for lunsj og øvrige pauser?
    • Har noen deltakere allergier?
    • Ønsker dere servering i løpet av konferansen?
    • Skal pausemat serveres i fellesområder eller i møterommet?
    • Er det behov for ekstra grupperom?
    • Hva trenger møteholder av teknisk utstyr?
    • Er det viktig at møterommet har vinduer?
    • Hva slags rom ønskes (enkeltrom/dobbeltrom)?
    • Er det noen som skal ha et oppgradert rom?
    • Har jeg innhentet pris?
    • Har jeg husket å gi beskjed om eventuelle endringer til møtestedet?
    • Har jeg laget en kjøreplan for arrangementet?